10 nguyên tắc cần biết trước khi nghĩ đến việc định lượng thành phẩm
Rất nhiều chủ Nhà hàng, Cafe, Trà sữa, Quán ăn hào hứng khi biết được chức năng định lượng Thành phẩm có thể giúp quản lí kho một cách khoa học và chặt chẽ liền bắt tay ngay vào thực hiện. Tuy nhiên không ít người dừng lại việc kiểm soát này ngay vì lí do không thể kiểm soát được công thức và các vấn đề phát sinh.
Bài viết sẽ chỉ ra 10 nguyên tắc bạn cần phải hiểu trước khi bắt đầu sử dụng công cụ định lượng trong phần mềm để quản lí Nguyên vật liệu trong kho.
[Nguyên tắc 01] Mục đích sử dụng định lượng.
Chức năng định lượng sẽ giúp bạn quản lí 2 vấn đề:
Thứ nhất: Kiểm soát tồn kho lí thuyết các Nguyên Vật Liệu có trong kho. Từ đây bạn có thể giám sát được thất thoát và ra quyết định nhập kho hằng ngày mà không cần phải kiểm kho hằng ngày.
Thứ hai: Kiểm soát giá Cost để thiết lập giá bán hợp lí.
[Nguyên tắc 02] Nhầm lẫn Nguyên Vật Liệu và Thành phẩm.
Nguyên vật liệu: Được nhập vào kho để chế biến ra thành phẩm.
Thành phẩm = a*NVL-A + b*NVL-B (a,b là số lượng)
Trường hợp dễ nhầm lẫn: Trân châu đen là tên Thành phẩm nhưng cũng là tên Nguyên vật liệu.
Trân châu đen (Thành phẩm) - ĐVT: Phần = 5 Viên Trân châu đen (Nguyên vật liệu)
Vậy bạn phải khai báo Trân châu đen là thành phẩm để bán ra theo phần và Nguyên vật liệu nhập kho để tạo ra 1 phần Trân châu đen.
[Nguyên tắc 03] Sử dụng định lượng không chính xác.
Bạn phải hiểu dược rằng chức năng định lượng chỉ là CÔNG CỤ để bạn có thể quản lí Nguyên Vật Liệu tốt hơn và không cần thủ công. Để số liệu chính xác thực tế bạn cần phải khai báo công thức đúng với thực tế của bộ phận chế biến và bộ phận chế biến phải làm đúng theo công thức.
Tuy nhiên do có nhiều yếu tố ảnh hướng đến việc chế biến nên có sai số là chuyện bình thường. Vì vậy bạn cần theo dõi số liệu để điều chỉnh để giảm sai số đến thấp nhất.
[Nguyên tắc 04] Không phải cái gì cũng nên định lượng.
Bạn chỉ nên định lượng các Nguyên Vật Liệu có giá trị, có khả năng thất thoát và khó kiểm kê thực tế. Vì có những Nguyên Vật liệu sẽ có sự sai số cao và khó đưa ra công thức như gia vị (Mắm, muối, tiêu v.v).
[Nguyên tắc 05] Nhập - Xuất kho đúng nghiệp vụ.
Khi nhập kho các Nguyên vật liệu hoặc bỏ Nguyên vật liệu đi bạn phải lập phiếu nhập và phiếu xuất theo đúng nghiệp vụ (NVL là gì, số lượng bao nhiêu, Kho nào v.v)
[Nguyên tắc 06] Kiểm kho thực tế hằng ngày chẳng giải quyết được vấn đề gì còn làm tổn phí nguồn lực của bạn.
Việc kiểm soát tồn kho không tạo ra giá trị của cửa hàng mà chỉ giúp kiểm soát được đầu vào cảu cửa hàng từ đó tối ưu lợi nhuận. Vì vậy cách tốt nhất bạn nên sử dụng nguyên tắc 80:20 để kiểm soát tồn kho.
Bạn chỉ cần kiểm 20% Nguyên Vật Liệu có giá trị sử dụng nhiều nhất để đối chiều với lý thuyết để giám sát việc chế biến của cửa hàng.
[Nguyên tắc 07] Cách thức phần mềm quản lí bán hàng Dân Trí Soft chạy định lượng.
Khi bạn bán thành phẩm => Phần mềm sẽ dựa vào công thức khai báo để trừ Nguyên vật liệu tỏng kho được khai báo định lượng.
[Nguyên tắc 08] Điều chỉnh kho theo đúng thực tế.
Trong quá trình vận hành chắc chắn sẽ có sự khác biệt giữa tồn kho thực tế và lý thuyết. Vì vậy để chỉnh tồn kho lý thuyết trên phần mềm về thực tế thì bạn dùng chức năng kiểm kê của phần mềm.
Chức năng kiểm kê cũng giúp bạn xem được số lượng, số tiền bị sai lệch là bao nhiêu.
[Nguyên tắc 09] Chỉ nên sử dụng định lượng khi đã bán hàng và kiểm soát Hàng hóa ổn.
Bạn cần phải hiểu rằng việc kiểm soát Nguyên vật liệu bằng định lượng là rất khó chính xác nên cần có thời gian và sức lực để đưa công thức về chuẩn và điều chỉnh hành vi của nhân viên chế biến và nhân viên cửa hàng. Vì vậy tốt nhất bạn nên sử dụng thành thạo các chức năng cơ bản của phần mềm rồi hãy nghĩ đến việc định lượng.
[Nguyên tắc 10] Sử dụng định lượng sẽ gây ra rất nhiều khó khăn và ức chế cho người chưa sử dụng bao giờ.
Vì vậy bạn nên có sự trợ giúp của nhân viên phần mềm để có thể hỗ trợ bạn sử dụng đúng từ đầy và đỡ mất thời gian hơn.
--
Hướng dẫn khai báo định lượng xem tại đây.
Bài viết sẽ chỉ ra 10 nguyên tắc bạn cần phải hiểu trước khi bắt đầu sử dụng công cụ định lượng trong phần mềm để quản lí Nguyên vật liệu trong kho.
Chức năng định lượng sẽ giúp bạn quản lí 2 vấn đề:
Thứ nhất: Kiểm soát tồn kho lí thuyết các Nguyên Vật Liệu có trong kho. Từ đây bạn có thể giám sát được thất thoát và ra quyết định nhập kho hằng ngày mà không cần phải kiểm kho hằng ngày.
Thứ hai: Kiểm soát giá Cost để thiết lập giá bán hợp lí.
[Nguyên tắc 02] Nhầm lẫn Nguyên Vật Liệu và Thành phẩm.
Nguyên vật liệu: Được nhập vào kho để chế biến ra thành phẩm.
Thành phẩm = a*NVL-A + b*NVL-B (a,b là số lượng)
Trường hợp dễ nhầm lẫn: Trân châu đen là tên Thành phẩm nhưng cũng là tên Nguyên vật liệu.
Trân châu đen (Thành phẩm) - ĐVT: Phần = 5 Viên Trân châu đen (Nguyên vật liệu)
Vậy bạn phải khai báo Trân châu đen là thành phẩm để bán ra theo phần và Nguyên vật liệu nhập kho để tạo ra 1 phần Trân châu đen.
[Nguyên tắc 03] Sử dụng định lượng không chính xác.
Bạn phải hiểu dược rằng chức năng định lượng chỉ là CÔNG CỤ để bạn có thể quản lí Nguyên Vật Liệu tốt hơn và không cần thủ công. Để số liệu chính xác thực tế bạn cần phải khai báo công thức đúng với thực tế của bộ phận chế biến và bộ phận chế biến phải làm đúng theo công thức.
Tuy nhiên do có nhiều yếu tố ảnh hướng đến việc chế biến nên có sai số là chuyện bình thường. Vì vậy bạn cần theo dõi số liệu để điều chỉnh để giảm sai số đến thấp nhất.
[Nguyên tắc 04] Không phải cái gì cũng nên định lượng.
Bạn chỉ nên định lượng các Nguyên Vật Liệu có giá trị, có khả năng thất thoát và khó kiểm kê thực tế. Vì có những Nguyên Vật liệu sẽ có sự sai số cao và khó đưa ra công thức như gia vị (Mắm, muối, tiêu v.v).
[Nguyên tắc 05] Nhập - Xuất kho đúng nghiệp vụ.
Khi nhập kho các Nguyên vật liệu hoặc bỏ Nguyên vật liệu đi bạn phải lập phiếu nhập và phiếu xuất theo đúng nghiệp vụ (NVL là gì, số lượng bao nhiêu, Kho nào v.v)
[Nguyên tắc 06] Kiểm kho thực tế hằng ngày chẳng giải quyết được vấn đề gì còn làm tổn phí nguồn lực của bạn.
Việc kiểm soát tồn kho không tạo ra giá trị của cửa hàng mà chỉ giúp kiểm soát được đầu vào cảu cửa hàng từ đó tối ưu lợi nhuận. Vì vậy cách tốt nhất bạn nên sử dụng nguyên tắc 80:20 để kiểm soát tồn kho.
Bạn chỉ cần kiểm 20% Nguyên Vật Liệu có giá trị sử dụng nhiều nhất để đối chiều với lý thuyết để giám sát việc chế biến của cửa hàng.
[Nguyên tắc 07] Cách thức phần mềm quản lí bán hàng Dân Trí Soft chạy định lượng.
Khi bạn bán thành phẩm => Phần mềm sẽ dựa vào công thức khai báo để trừ Nguyên vật liệu tỏng kho được khai báo định lượng.
[Nguyên tắc 08] Điều chỉnh kho theo đúng thực tế.
Trong quá trình vận hành chắc chắn sẽ có sự khác biệt giữa tồn kho thực tế và lý thuyết. Vì vậy để chỉnh tồn kho lý thuyết trên phần mềm về thực tế thì bạn dùng chức năng kiểm kê của phần mềm.
Chức năng kiểm kê cũng giúp bạn xem được số lượng, số tiền bị sai lệch là bao nhiêu.
[Nguyên tắc 09] Chỉ nên sử dụng định lượng khi đã bán hàng và kiểm soát Hàng hóa ổn.
Bạn cần phải hiểu rằng việc kiểm soát Nguyên vật liệu bằng định lượng là rất khó chính xác nên cần có thời gian và sức lực để đưa công thức về chuẩn và điều chỉnh hành vi của nhân viên chế biến và nhân viên cửa hàng. Vì vậy tốt nhất bạn nên sử dụng thành thạo các chức năng cơ bản của phần mềm rồi hãy nghĩ đến việc định lượng.
[Nguyên tắc 10] Sử dụng định lượng sẽ gây ra rất nhiều khó khăn và ức chế cho người chưa sử dụng bao giờ.
Vì vậy bạn nên có sự trợ giúp của nhân viên phần mềm để có thể hỗ trợ bạn sử dụng đúng từ đầy và đỡ mất thời gian hơn.
--
Hướng dẫn khai báo định lượng xem tại đây.
Liên hệ tư vấn trực tiếp 0929 292 606 (mr.Trung)